＜規程は必要か？＞
特定の役員だけに出張の可能性がある状況なら、すべては実費の精算だけで済んでしまいます。
しかし、複数の従業員が出張しうるのであれば、不平等にならないよう規程を定めておくことが必要です。
＜規程の内容は？＞
交通費、出張手当、宿泊料は、必須項目です。
交通費は、利用交通機関の基準を定めれば、あとは実費支給で良いでしょう。
出張手当は、1泊につき1万円など定額で定めます。
宿泊料は、1泊当たりの上限額を設定し実費精算とします。
＜手続きの規定は？＞
出張前には「出張命令書」の起案と決裁、出張後には「出張報告書」の起案と決裁が必要です。定型の書式を準備しましょう。
そして、最も手間がかかるのは、諸費用の精算です。
社内で手続きを定めるのであれば、人事担当と経理担当が出張のある部門と充分な協議を重ねる必要があります。
通常必要とされる経費は、従業員の所得とはならず非課税です。
このあたりの複雑さを考えると、手続きを外部に委託するのがお勧めです。
社会保険労務士 柳田 恵一
