＜速やかな取得の必要性＞
内定者が社員として勤務を開始したならば、会社にとって個人番号関係事務の処理が必要となることは明らかです。
そして、新人を迎えるにあたって、できれば入社当日に健康保険証や雇用保険の被保険者証を渡したいものです。
そのためには前もって、内定者から個人番号を取得しておく必要があります。
問題は、いつの時点で内定者に個人番号の提出を求めることができるかということになります。
＜個人番号の提出を求めるタイミング＞
内定者については、働き始める時期までに、どういう事情が発生したら会社が内定を取り消せるのか、採用内定の時にあらかじめ決まっているのが一般です。
また、勤務開始時期が近づくに従って、内定取り消しの事情が発生する可能性も低下してきます。
そして、会社から内定通知が出され、内定者から入社に関する誓約書が提出された場合のように、確実に雇用されることが見込まれた時点で、個人番号の提供を求めることができると解されます。
＜本人以外の個人番号取得＞
会社は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合には、本人だけでなくその家族に対しても、個人番号の提供を求めることができます。
しかし、家族であっても社会保険や税金の関係で扶養親族にあたらない人については、会社が個人番号関係事務を処理する必要はないので、個人番号の提供を求めることはできません。
新卒採用の場合には、扶養家族のいない場合がほとんどですので、ここは注意したいポイントです。
社会保険労務士 柳田 恵一
