＜労働者名簿の整備＞

使用者は、事業場ごとに労働者名簿を、各労働者について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければなりません。ただし、日雇い労働者は対象外です。そして変更があった場合には、遅れずに訂正しなければなりません。〔労働基準法107条〕

ここで「その他厚生労働省令で定める事項」というのは、性別、住所、従事する業務の種類、雇入の年月日、退職の年月日およびその理由（退職の理由が解雇の場合には解雇理由を含む）、死亡の年月日およびその原因です。ただし、常時30人未満の労働者を使用する事業では、従事する業務の種類を記入する必要がありません。〔労働基準法施行規則53条〕

 

＜記入事項が不足する場合＞

記入事項は法定されていますので、1項目でももれていれば違法ということになってしまいます。

最初に作ったときには、労働者名簿にすべての必要事項が入っていたのに、いつの間にか総務・人事の担当者・責任者の判断で、一部が省略されてしまうことがあります。こうしたことがないように、作成した労働者名簿には「法定様式」などのわかりやすい注意表示をしておくことをお勧めします。

 

＜余計な記入事項が入っている場合＞

労働者名簿に社員番号などを加えて、使い勝手をよくすることは問題ありません。

しかし、マイナンバー（個人番号）を労働者名簿に加えてはいけません。

なぜなら、マイナンバー（個人番号）は労働者に使用目的を具体的に示して、その目的に限定して使用する約束で収集した個人情報です。ところが、労働者名簿は様々な目的で活用され、労働基準監督署の調査が入れば、きちんと作成・保管していることを示すために提示しなければなりません。

こうしたことから、マイナンバー（個人番号）は労働者名簿とは別に管理しましょう。

 

社会保険労務士　柳田　恵一

• 人事管理