会社のパソコンで私的メールを送ったら懲戒処分はできるか

会社のパソコンで私的メールを送ったら懲戒処分はできるか

<発覚するということは>

私的なメールが送られた事実は、受信した相手なら確実に知ることができます。送受信したのが同じ会社の社員であって、この社員が第三者に話し、上司や人事部門などに伝われば問題視されることもあるでしょう。

これとは別に、ネット管理者など権限のある社員がチェックしたことにより発覚した場合には、プライバシーの侵害となるのではないかが問題となります。

会社のパソコンがどのように使用されているかを、会社側が把握することは、完全に会社の自由というわけではありません。

特に、メールの内容については、就業規則の規定・周知、監視の必要性、手段の相当性が調っていないと、プライバシーの侵害とされることがあります。

<モニタリング規定>

勤務時間中は、労働者は使用者の指揮命令下に置かれています。これを使用者の側から見れば、労働者の業務を監視するという関係にあります。ですから、本来、会社は使用者を通じて、端末内のデータを確認する権限をもっているわけです。

とはいえ、会社が端末内のデータを確認するとまでは思っていない労働者が、端末内にプライベートなデータを残すかもしれません。この場合に、会社に権限があるということで、プライバシーをあばいてしまったら、会社の方が責任を問われることがあります。

そうならないように、就業規則には、会社が端末内のデータを閲覧できる旨を規定し、きちんと周知しておきましょう。

ここでの周知は、就業規則の有効要件としての周知ではなくて、その内容の説明までしておくことが必要と考えられます。

 

<監視の必要性>

監視の必要性では、例えば、メールの私的利用の防止、個人情報や機密情報漏洩の防止、漏洩原因の追及、ウイルス調査などは許されます。

また、これとは別に懲戒処分の対象となりうる行為の証拠が、メールなどに残っている可能性が高い場合には、調査の対象となりえます。

しかし、権限を持っている社員が個人的な好奇心で監視を行えば、この要件は満たされません。

 

<手段の相当性>

手段の相当性では、事前に社員の電子メールを監督等することがあり得るということが周知されていたかということや、件名や送信先を確認すれば足りるのに本文まで閲覧していないかということ、上司やネットワーク管理者などではない無関係な人が閲覧をしていないか、というようなことが問題になります。

 

<懲戒処分の対象とするか>

たとえ懲戒処分の条件をすべて満たしたとしても、会社に与えた損害は軽微ですし、その程度は厳重注意まででしょう。

懲戒処分をするため、これに関わる社員たちの人件費や精神的な負担を考えれば、懲戒ではなく上司からの注意で済ませた方が良さそうです。

また、プライベートなメールを送るのに必要な時間もわずかですから、欠勤控除をするというのも現実的ではありません。

 

<効果的な防止策>

会社の貸与するパソコンは、会社の所有物であり業務のみに使うものであるという、当たり前のことを繰り返し教育しましょう。

これだけの研修を行うというのではなく、就業規則についての研修会を実施してはいかがでしょうか。

また、会社の備品を私的なことに使ったり、業務効率が低下している点については、人事考課制度の適正な運用によって防止することができます。

懲戒を考える前に、まず教育と人事考課の適正化を考えましょう。

 

社会保険労務士 柳田 恵一